Feedback der virker

 
 

 

 

Vær flittig med at give feedback – og er den negativ, så tal med din medarbejder inden for 24 timer. Sådan lyder et af rådene til, hvordan du bliver bedre til at give feedback.

Grundlæggende er feedback en god ting. For ledere er det et vigtigt redskab til at forme adfærd og fremme læreprocesser, der fører til bedre præstationer. For deres umiddelbart underordnede er det en mulighed for udvikling og karrierefremgang.

Hvorfor er det så, at det er så problematisk? De fleste ledere siger, at de ikke bryder sig om at give feedback og mener heller ikke, det virker så godt, som det kunne. Personerne i modtagerrollen siger, at de ikke får nok brugbar feedback.

Der er mange årsager til dette misforhold. Stærke følelser på begge sider, fokus på karakteregenskaber frem for adfærd og manglende klarhed over, hvad der bør ændres og hvorfor, er blot nogle få faktorer, som kan underminere en feedback-samtale, skriver Mark D. Cannon og Robert Witherspoon i en artikel i Academy of Management Executive. Hvad kan ledere så gøre for at forbedre deres feedback?

Der er stor forskel på at forstå noget og på at ændre det Mark D. Cannon

1. Fokus på slutresultatet:

Slutresultatet bør altid være udgangspunktet for feedback: Du skal både talentudvikle, øge salget og forbedre serviceniveauet. Når feedback bliver lanceret som et middel til at nå et specifikt forretningsresultat, bliver det en mulighed for at løse et problem snarere end at kritisere.

Dette er ikke kun møntet på lederen. Når feedback tager sigte på medarbejdernes udvikling, gør det hele processen meget mere udbytterig. Feedback bliver en gave, hvor der investeres i modtagerens karriere.

2. Giv hyppig feedback:

Feedback fungerer bedst, når det er en løbende proces frem for en formel samtale en eller to gange om året. Faktisk er eksperterne enige om, at den årlige medarbejdersamtale er det værst tænkelige tidspunkt at overraske en ansat med negativ feedback. Du er nervøs, og det samme gælder den ansatte. Med høj puls og adrenalinen oppe er den naturlige reaktion flugt eller kamp og ikke den eftertænksomhed, en frugtbar feedback-samtale kræver. Giv hyppig feedback; det bliver hurtigt en vane. Ros gode præstationer med det samme. Når negativ feedback er uundgåelig, så tal med den ansatte inden for 24 timer.

3. Henvis til specifikke og konkrete data:

Hvis du har været leder for dine umiddelbart underordnede i et stykke tid, har du dannet dig en opfattelse af dem. Det er fint nok, men lad ikke denne opfattelse forlede dig under en feedback-samtale. Udtalelser som ”Du er uprofessionel” er en sikker opskrift på katastrofe. Et angreb på en persons karakter er ikke informativ.

Find forud for en feedback-samtale konkrete data, hvad enten de støtter din opfattelse eller ej. Dit mål er at samle dokumentation, der vil sætte dig i stand til at beskrive:

Specifik adfærd: Vær specifik med hensyn til, hvad personen har gjort eller ikke gjort uden at dømme om hensigterne bag. Undgå udtalelser, der indledes med “Du gør altid….” eller “Du gør aldrig….”

Virkningen af denne adfærd: Fortæl personen, hvordan adfærden påvirker dig, teamet eller virksomheden.

Ønskede ændringer: Sig hvad du ønsker, personen skal gøre anderledes. Din medarbejder kan ikke læse dine tanker. Vær eksplicit med hensyn til det, der skal ændres.

4. Tag ikke for givet, at du har ret:

Selv når du har indsamlet dine data, er det ikke sikkert, du har et fuldstændigt billede. Det kan være, at andre ikke opfatter personens adfærd på samme måde, som du gør.

“Vanskelig feedback handler sjældent om at få styr på fakta. Det handler om modstridende synspunkter, følelser og værdier. Fornuftige mennesker adskiller sig på alle disse punkter,” siger Witherspoon, topleder-coach og chef for Performance & Leadership Development Ltd.

Gå til feedback-samtalen med det mål at få et komplet og præcist billede af situationen. Ganske som du ønsker, at medarbejderen skal lytte og være villig til at lade sig påvirke, må du også være parat til at lade dig påvirke.

5. Stil spørgsmål:

For at gøre samtalen til en læreproces for både dig og din medarbejder, må du stille nogle spørgsmål, der får hende til at tænke:

Hvordan ser du situationen?

Hvordan kunne du eventuelt gøre tingene anderledes næste gang?

Hvad mener du fungerede, og hvad kunne være gået bedre?

Spørgsmål som disse skaber en tillidsfuld atmosfære, hvor medarbejderen kan udforske alternative tilgange, som muligvis kan give bedre resultater. Jo mere en person tænker på at forbedre sine præstationer, siger Cannon, ”des mere opsat er hun på, at det faktisk sker.”

6. Følg op:

Fordi ledere ikke bryder sig om at give feedback, har de en tendens til at mene, at når samtalen er overstået, er den sag klaret. Vent nu lidt! siger Cannon.

“Der er stor forskel på at forstå noget og på at ændre det,” siger han.

Dine medarbejderes evne til at tage det spring kræver fortløbende støtte. Det er således afgørende at følge op. Stil spørgsmål som, “Nå, hvad er de næste skridt, du påtænker, og hvordan kan jeg støtte dig?” Planlæg at mødes igen om en måned.

Foreslå specifikke tiltag, der vil hjælpe medarbejderen med at forbedre utilstrækkelige præstationer. Få eventuelt vedkommende til at samle sine egne data ved at bede kollegaer og underordnede om feedback og forslag på et bestemt område.

7. Indsaml feedback på feedback:

Er det at give feedback et af de områder, hvor du skal blive bedre? Spørg ved afslutningen af en feedback-samtale, hvad din medarbejder synes om samtalen, og om hvordan du selv kan være til større nytte.

Cynthia M. Phoel er kommunikationskonsulent med base i Boston.

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google photo

Du kommenterer med din Google konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s

%d bloggers like this: