Tal, bliv hørt og forstået – 5 tips til effektiv virksomhedskommunikation

GUIDE – Tal, bliv hørt og forstået

Tekst: Sabrina Drevsfeldt

Evnen til at kommunikere effektivt er en afgørende ledelseskompetence, hvis virksomheder vil tjene penge og skabe et godt arbejdsmiljø.Men hvor langt de fleste ledere er gode til at informere, kræver det et nyt fokus og nye værktøjer at blive bedre til at kommunikere.

I de seneste år er lederens evne til at kommunikere i stigende grad blevet italesat som den udslagsgivende faktor for, om en virksomhed lykkedes eller ej. Kommunikation er på kort tid blevet et omdrejningspunkt i landets organisationer, og i en ny undersøgelse af ledelseskommunikation lavet blandt 1.769 af Ledernes medlemmer, svarer tre ud af fire, at evnen til at kommunikere er deres vigtigste ledelseskompetence.

Ifølge Helle Bruun Madsen, der er ledelsesrådgiver hos Lederne, er der hos landets chefer en stigende erkendelse af, at ledelse og kommunikation netop er hinandens forudsætninger:

”God kommunikation er dét, der får medarbejderne til at engagere sig og præstere sammen med lederen. Derfor er god kommunikation afgørende for virksomhedens udvikling,” siger hun.

Flere undersøgelser lavet på Aarhus Universitet af professor Tor Eriksson viser da også, at vellykket kommunikation har en direkte positiv indvirkning på virksomhedens økonomiske præstation og omfanget af medarbejdernes fravær. To ud af tre ledere i Ledernes undersøgelse svarer ligeledes, at virksomheden kunne skabe bedre resultater, hvis der blev brugt mere tid på intern kommunikation. Det er nemlig dyrt, hvis kommunikationen ikke fungerer optimalt, forklarer Helle Bruun Madsen:

”Man når ikke sine mål, man tjener for lidt, og medarbejderne har flere sygedage. Der kan ske det, at medarbejderne går rundt og bruger tid på ting, som giver mening for dem selv, frem for at forfølge fælles mål. Hvis man vil have en strømlinet og produktiv forretning, skal man derfor fokusere på oplysning og inddragelse af medarbejderne.”

Information eller kommunikation?
Men hvor de danske virksomheder og ledere er fremragende til at oplyse og informere, er det straks sværere, når det kommer til inddragelse og dialog – hvilket netop er kommunikation. Det mener Annette Franck, journalist og stifter af firmaet Corporate Voice, der rådgiver og uddanner i forbindelse med ledelseskommunikation.

”Udfordringen ligger i, at vi ikke skelner nok mellem information og kommunikation. I dag kalder vi alt kommunikation, selv om det meste reelt er information. At informere er at overdrage viden og oplysninger uden diskussion. At kommunikere er en gensidig udveksling af viden og synspunkter gennem debat,” siger hun og fortsætter:

”At informere gør, at man skaber fælles grundlag på baggrund af kendt viden og faste beslutninger, hvor kommunikation gør, at man i fællesskab opnår en ordentlig brug af den viden og skaber ny. De to ting har vidt forskellige funktioner i forbindelse med ledelse, og derfor skal ledere være opmærksomme på, hvornår de bruger hvad.”

Hvis der foreligger centrale beslutninger, der ikke er til diskussion, skal man ifølge Annette Franck informere. Men hvis formålet er at udvikle noget og konsultere sin organisation, skal man kommunikere – for her handler det om at skabe dialog og udveksle viden. Problemet i danske virksomheder er, at informationsdelen har taget overhånd – også i tilfælde, hvor man skal kommunikere for at få et resultat, mener Annette Franck:

”I de senere år er der skruet kraftigt op for formidlingen af ledelsens budskaber gennem intranet og interne kampagner. Jeg tror, at vi informerer mere og mere, fordi vi søger resultaterne af kommunikation. Kommunikation skaber udvikling og sammenhængskraft, hvorimod information blot skaber fælles vidensgrundlag. Den forskel ser mange ledere og virksomheder ikke, og derfor tyr de til mere information, når den første ikke virkede. I stedet bør man i højere grad lade den enkelte leder kommunikere med medarbejderne og på den måde opnå resultater.”

Enhver kan lære at kommunikere
Forskningsresultaterne fra den ene af Tor Erikssons undersøgelser lavet i 2007 viser således også, at det er den enkelte leders kommunikation, der skaber økonomisk vækst og tilfredse medarbejdere.

Men når nu meget afhænger af den enkelte leder, hvad kan man som chef så gøre for at kommunikere effektivt? Halvdelen af de adspurgte i Ledernes kommunikations-undersøgelse har søgt svaret i efteruddannelse med fokus på intern kommunikation, men knap 40 procent finder stadig deres kommunikationsopgave kompleks.

Ifølge Helle Bruun Madsen handler det i første omgang om at acceptere, at god kommunikation ikke drejer sig om personlige egenskaber eller karisma, men om at ændre fokus:

”Kommunikation opleves som en stor udfordring for mange ledere, men det er noget, man kan lære, hvis man træner det. Det handler blandt andet om at reflektere over, hvad det er, du gør i bestemte situationer, og se på, hvordan det virker. Bed eksempelvis om feedback fra dine medarbejdere, og bliv klogere på, hvordan din kommunikation modtages.”

Find målet med kontakten
I enhver kommunikationssituation gælder det derudover om at have formålet med formidlingen for øje, pointerer Helle Bruun Madsen. Hvis ikke hensigten er klar, risikerer man at overinformere eller at kommunikere fejlagtigt.

”Det kan have den effekt, at modtageren ignorerer eller misforstår budskabet – eller at der opstår modstand. Det kan netop skyldes, at man lægger op til dialog med medarbejderne, men alligevel præsenterer noget som en beslutning. Derfor kan det være en god idé at lave en kommunikationsplan, der bestemmer, hvad der skal kommunikeres og informeres om – især hvis der er tale om gennemgribende forandringer i en periode,” siger hun.

Ledernes ledelsesrådgiver anbefaler, at når noget har afgørende betydning for den enkelte medarbejder, og når der er brug for respons og dialog, så skal man kommunikere – hvilket bør foregå ansigt til ansigt. Når der skal informeres, kan man derimod med fordel bruge intranet, nyhedsbreve og mails. Men det er to ting, som skal foregå sideløbende, understreger hun:

”Der er brug for begge dele i en organisation, men det afhænger af situationen, hvornår man skal hvad.”

Lederen som journalist
Men hvad gør den enkelte leder så i den konkrete kommunikationssituation? Efter 15 års erfaring med personaleledelse har Annette Franck fundet ud af, at ledere med fordel kan trække på journalistens værktøjer for at kommunikere effektivt.

”En leder skal skabe sammenhængskraft og ny viden, og det er det samme, en journalist gør. Første skridt til virkningsfuld kommunikation er netop at udvælge de informationer, der er særligt relevante for gruppen af medarbejdere, man har ansvaret for. Lederen skal altså redigere i informationsstrømmen, og derefter skal vedkommende vinkle stoffet i forhold til de opgaver og kompetencer, afdelingen har,” siger hun og fortsætter:

”Derefter skal lederen få medarbejderne til at afdække deres viden, få deres synspunkter frem i samspil med andre – ligesom journalisten gør med kilder i en artikel. Som leder skal man her stille de spørgsmål, som bringer medarbejdernes kompetencer i spil, og man skal researche sig frem til, hvem der ved hvad. Derfra skal lederen kunne opsummere for at bære beslutningstagningen frem mod det overordnede mål, man har sat for et møde eller for afdelingens arbejde.”

Ledere kan ligeledes have gavn af at følge journalistens princip om at fortælle, hvad man ved, når man ved det, forklarer Annette Franck:

”Man skal have en større risikovillighed og løbende kommunikere med medarbejderne om forestående beslutninger, i stedet for at vente på at beslutningerne er truffet og blevet pakket flot ind af kommunikationsafdelingen. På den måde vil man opleve mindre modstand og større udbytte. Det handler om at acceptere, at lederens rolle i dag ikke er at vide alt og vide bedst – lederens rolle er at redigere og facilitere, så medarbejdernes kompetencer udnyttes, og virksomheden når målet. Dét er det, kommunikation handler om – at samarbejde om at nå målet.”


Sådan kommunikerer du som leder

Tjek og træn dine kommunikationskompetencer
Hvornår oplever du at lykkes med din kommunikation? Træn dine kompetencer ved eventuelt at bede om feedback fra kollegerne.

Find dit mål
Vær bevidst om, hvad du vil opnå med kommunikationen.

Brug journalistens værktøjer
Du skal redigere i informationsstrømmen fra topledelsen og vinkle den i forhold til din medarbejdergruppes opgaver.

Få medarbejdernes kompetencer i spil
Stil de rigtige spørgsmål, og research dig frem til, hvem der kan hvad. Så bærer du kommunikationen frem mod dit mål.

Acceptér rollen som facilitator
Ledelseskommunikation går ikke ud på at vide mest og bedst – du skal derimod være facilitator for medarbejdernes viden.

5 tips til effektiv virksomhedskommunikation

1. Lær at skelne mellem information og kommunikation:
Information er et produkt, der skal overdrages uden diskussion – kommunikation er en proces med debat.

2. Find målet med kontakten:
Inden du enten informerer eller kommunikerer, skal du finde målet med kontakten til medarbejderne – det afgør, hvordan formidlingen skal formes.

3. Topledelsen skal informere, og den enkelte leder skal kommunikere:
Topledelsen kan informere gennem intranet og nyhedsbreve, men det er den enkelte leder, der kan skabe udvikling gennem kommunikation som proces.

4. Giv den enkelte leder lov til at kommunikere:
Den enkelte leder skal have vide rammer til at styre informationsstrømmen i forhold til, hvad der er relevant for vedkommendes gruppe af medarbejdere.

5. Kommunikér og informér rettidigt:
Det kan være en fordel at kommunikere eller informere om forandringer og forestående beslutninger løbende i stedet for først at inddrage medarbejderne, når alt er fastlagt.

Danske ledere om kommunikation

I en ny undersøgelse fra Lederne lavet blandt 1.769 ledere svarer de adspurgte følgende:

EVNE
Tre ud af fire ledere vurderer, at evnen til at kommunikere effektivt er deres vigtigste ledelseskompetence.

INTERN KOMMUNIKATION
To ud af tre ledere mener, at virksomheden kunne skabe bedre resultater, hvis der blev brugt mere tid på intern kommunikation.

MAILS
Seks ud af ti respondenter forventer ikke, at deres medarbejdere svarer på e-mails/sms uden for normal arbejdstid.

KOMPLEKSITET
Fire ud af ti ledere giver udtryk for, at deres kommunikationsopgave i høj grad er kompleks.

UDDANNELSE
Halvdelen af lederne har deltaget i efteruddannelse med fokus på intern kommunikation

Skriv et svar

Udfyld dine oplysninger nedenfor eller klik på et ikon for at logge ind:

WordPress.com Logo

Du kommenterer med din WordPress.com konto. Log Out /  Skift )

Google photo

Du kommenterer med din Google konto. Log Out /  Skift )

Twitter picture

Du kommenterer med din Twitter konto. Log Out /  Skift )

Facebook photo

Du kommenterer med din Facebook konto. Log Out /  Skift )

Connecting to %s

%d bloggers like this: