Styr uden om de 4 største stressfælder

Larm, forstyrrelser og for mange opgaver er nogle af de største stressfaktorer i medarbejdernes arbejdsdag.

Læs her, hvordan du skærmer dine medarbejdere.

 

Af Pernille Hjortkjær, direktør, PE3A BusinessAntropologi

En undersøgelse lavet af Vasakronan om stress hos kontoransatte identificerer de største stressfælder for medarbejderne i løbet af en arbejdsdag. Her får du råd om, hvordan du hjælper dig selv og medarbejderne uden om de fire største stressfælder:

# 1 Arbejdsbyrden er for stor

Der er mere arbejde, end der er tid. Sådan er det for mange medarbejdere og ledere.

Hvad kan du gøre: Som leder kan du hjælpe dine medarbejdere med at prioritere. Ofte er det umuligt at nå det hele, og derfor er man nødt til at fravælge noget. For nogle medarbejdere kan det være svært, og her skal du hjælpe.

De fleste medarbejdere er interesserede i at bruge deres tid så effektivt som muligt. Det kan du understøtte ved at introducere dem for forskellige, simple værktøjer som to-do-lister, tips til at tæmme indbakken m.m. Værktøjet ”prioriteringsmatrix”, som tidsoptimeringseksperten Trine Kolding står bag, er også et godt værktøj til at få overblik over om man bruger sin tid på det vigtigste. Det handler kort sagt om at inddele sine opgaver i kvadraterne ”Haster”, ”Haster ikke”, ”Vigtig” og ”Ikke vigtig”.

Eksempel på et prioriteringsmatrix:

Haster Haster ikke
Vigtig • Opgaver, møder, mennesker, mails etc. der kræver opmærksomhed nu
• Ad hoc-opgaver
• It-problemer
• Brandslukning og pludseligt opståede problemer
• Opgaver, møder mails etc. med senere deadline
• Strategi og udvikling
• Medarbejderpleje
• Forberedelse og planlægning
• Egen efteruddannelse
• Pauser
• Oprydning
Ikke vigtig • Opgaver, der ikke bidrager til dine mål
• Nogle mails
• Uklare møder
• Uafstemte forventninger
• “Kan du ikke lige…”: “Orakel”- og “abe” -opgaver.
• Spam
• Tidsrøvere
• Unødvendigt mailtjekkeri
• Overspringshandlinger
• Rod, manglende arkivering

Kilde: Matrix stammer fra ‘Førstehjælp til travle medarbejdere’ Læs mere om værktøjet her

# 2 Kollegerne forstyrrer ved skrivebordet

Det tager op til 27 minutter at genfinde sit fokus efter en afbrydelse. Derfor kan forstyrrelser fra kolleger være med til at stresse medarbejderne – og dig.

Hvad kan du gøre: se her http://www.lederweb.dk/personale/arbejdsmiljo/artikel/116570/sadan-styrer-du-uden-om-de-5-storste-stressfalder

# 3 Det tekniske udstyr fejler

Teknikken skal bare virke! Ellers bruger vi alt for mange kræfter og frustrationer på det.
Hvad kan du gøre:  se her http://www.lederweb.dk/personale/arbejdsmiljo/artikel/116570/sadan-styrer-du-uden-om-de-5-storste-stressfalder

# 4 Støjniveauet på kontoret er generende

Særligt i storrumskontorer kan der være et højt lydniveau. De, der sidder lige ved kaffemaskinen eller printeren, vil ofte være omgivet af kollegernes summen.

Hvad kan du gøre:  se her http://www.lederweb.dk/personale/arbejdsmiljo/artikel/116570/sadan-styrer-du-uden-om-de-5-storste-stressfalder

 

Inddrag medarbejderne for at finde de bedste løsninger

For at komme stressfælderne til livs er det vigtigt, at du inddrager dine medarbejdere. Tag evt. de fem største stressfælder op til jeres næste personalemøde. Spørg om medarbejderne også oplever dem som stresselementer, og bed dem komme med flere forslag til, hvad de tror, kan løse problemerne.

Nedenfor kan du se de største stressfaktorer ud fra hvilken type kontor, medarbejderen arbejder i.
Stressfaktorer alt efter hvilket type kontor medarbejderen arbejder i

Enmandskontor Storrum (2-4) Åbent kontorlandskab Ingen fast arbejdsplads
For stor arbejdsbyrde (45 %) For stor arbejdsbyrde (41 %) Det generelle lydniveau (50 %) For stor arbejdsbyrde (38 %)
Upålideligt teknisk udstyr (30 %) Støj fra kollegaer (39 %) Støj fra kollegaer (43 %) Upålideligt teknisk udstyr (35 %)
Støj fra kollegaer (26 %) Upålideligt teknisk udstyr (30 %) For stor arbejdsbyrde (40 %) Mangel på steder at arbejde i fred og ro (33 %)
Svært at få fat på kollegaer (23 %) Det generelle lydniveau 28 %) Mangel på steder at arbejde i fred og ro (39 %) Det generelle lydniveau (29 %)
Mangel på god internetforbindelse (21 %) Mangel på steder at arbejde i fred og ro (28 %) Mangel på pladser, hvor man kan tale i telefon (36 %) Støj fra kollegaer (27 %)
Den svenske undersøgelse er baseret på besvarelser fra 2.000 svenske kontoransatte, som har udpeget de største stressfaktorer i deres hverdag. Du finder undersøgelsen her.

Læs også

Ny forskning: Derfor virker ros ikke mod stress

Kend forskel på en travl og en stresset medarbejder

7 råd der forebygger stress hos dine medarbejdere

Reklamer

10 tricks til at blive mere overbevisende

Budskaber brænder bedre igennem, hvis du leverer dem overbevisende. Hemmeligheden er, at du ikke kun skal få andre til at kunne lide dine ideer, men til at kunne lide dig som person. Her får du 10 tricks, der hjælper dig til at blive en mere overbevisende leder.

Af Pernille Hjorth, Lederweb

Uanset om du skal bede din chef om flere midler til afdelingen, eller om du skal sælge en ny arbejdsgang til dine medarbejdere, så lykkes du bedre, hvis du kan gøre det på en overbevisende måde.

Forfatteren bag bestselleren ”Emotional Intelligence 2.0”, Travis Bradberry, giver dig her 10 tricks til at blive en mere overbevisende leder.
1) Skab et stærkt førstehåndsindtryk

Siger du det samme som dit kropssprog?
2) Kend din modtager

Syv ord, ledere bør undgå
3) Skab personlig kontakt

Postmand Per og den pæne pige
4) Brug kropssprog

Kropssproget afslører din styrke som leder
5) Vær oprigtig

Bliv autentisk uden at krænge din sjæl ud
6) Stil gode spørgsmål

Lyt for at forstå – ikke for at svare
7) Giv tid

Er du tidsoptimist?
8) Vær selvsikker

9 måder at booste din selvtillid på
9) Vær klar og konkret

Ledere skal kommunikere klart og uden omsvøb
10) Vær visuel

Grundlæggende er overbevisende ledere dygtige til at læse og reagere på andre mennesker. De har en stærk emotionel intelligens, som de bruger til at overbevise andre.
Læs mere om de 10 tricks her via den fulde artikel:

http://www.lederweb.dk/strategi/kommunikation/artikel/115130/10-tricks-til-at-blive-mere-overbevisende

 

 

Artiklen er frit oversat og redigeret fra Linkedin: 14 Secrets of Really Persuasive People af Travis Bradberry.

 

Læs mere:

Ledere der lykkes

Guide til god ledelse

Her får du 10 tips om, hvordan du passer godt på dig selv som særligt sensitiv i et lederjob.

Er du blandt de 15-20 procent af befolkningen, som er særligt sensitiv? Så kan du opleve særlige udfordringer som leder, men du har også særlige styrker. Her får du 10 tips om, hvordan du passer godt på dig selv som særligt sensitiv i et lederjob.

Af Ulla Hinge Thomsen, cand.mag., journalist og forfatter til bogen Særligt sensitiv. Guide til det gode liv.

Du kan som særligt sensitiv være en fantastisk leder, fordi der ofte knytter sig en høj empati til personlighedstrækket, og hvilket team har ikke brug for det? Men som leder vanker der ikke kun ros, men også indimellem tørre tæsk. Mange særligt sensitive holder af harmoni og enighed, mens de skyr konflikter.

Som særligt sensitiv leder risikerer du at komme i klemme i konflikter, der altid vil være på en arbejdsplads, ligesom du kan have det svært med de upopulære beslutninger, du uden tvivl vil komme til at træffe.

Hvad vil det sige at være særligt sensitiv?

Særligt sensitive mennesker oplever verden mere intenst gennem deres sanser end gennemsnittet og bruger lang tid på at bearbejde sanseindtrykkene. Den amerikanske psykolog, Elaine Aron, har forsket i det sensitive træk, anslår, at cirka hver femte amerikaner er særligt sensitiv, og det tal opererer danske eksperter også med. At være særligt sensitiv er ikke en diagnose, men det kan være en udfordring.

 

Læs overordnet og de 10 punkter her og læs resten her :

http://www.lederweb.dk/dig-selv/lederrollen/artikel/115749/10-tips-til-saerligt-sensitive-ledere

Sådan passer du på dig selv

Det betyder dog ikke, at særligt sensitive skal afholde sig fra at blive ledere. Men hvis du ikke skal brænde ud, er du som særligt sensitiv leder nødt til at gøre en ekstra indsats for at passe på dig selv. Det kan du blandt andet gøre sådan her:

  1. Find ud af, om du er særligt sensitiv: Måske har du ikke opdaget trækket, før du sidder på øretævernes holdeplads og ikke kan holde det ud. Der findes test, du kan tage for at finde ud af, om du er særligt sensitiv, for eksempel på Elaine Arons hjemmeside.
  2. Accepter din sensitivitet: Mange synes, det er en lettelse at finde ud af, at der findes et navn for det, de mærker i sig selv, mens andre kan opleve det sorgfuldt, fordi de har opfattet sig selv som mere robuste og fordi de har en forestilling om, at man skal være meget robust som leder.
  3. … men lad dig ikke tyrannisere af den: Selv om du er særligt sensitiv, betyder det ikke, at der er udfordringer, du ikke kan klare, eller skal skåne dig selv for.
  4. Træd i karakter: Din fornemmelse for andre mennesker kan gøre dig for ‘blød’ og demokratisk, så du ender med at blive kørt rundt af mindre sensitive medarbejdere. ….
  5. Lær at håndtere uenighed: Det er måske en af de største udfordringer for en særligt sensitiv leder, men en, du skal lære at tackle.
  6. Vær bevidst om dine kvaliteter: Måske står du ikke stærkest, når konflikterne raser. Til gengæld kan du være god til at spotte, hvilke medarbejdere der motiveres af hvad, og eminent til at skabe et godt arbejdsklima.
  7. Søg mening: Særligt sensitive har ofte endnu mere brug for at finde mening i det, de laver end andre.
  8. Stå ved dine egne værdier: Mange særligt sensitive har en høj etik og kan ikke holde ud at gå på kompromis med moral eller værdier. Hold fast i det!
  9. Giv dig selv små pusterum: Du har brug for pauser for ikke at blive overstimuleret. Måske skal du gå en tur, udføre en lille meditation eller blot lukke døren til dit kontor og stirre ud i luften.
  10. Vær realistisk. Har du meget, du vil og skal i dit privatliv? Så er der måske nogle jobs, du skal vente med at tage, til presset letter.
Kilder: Ulla Hinge Thomsen: SÆRLIGT SENSITIV. Guide til det gode liv; Ann C Schødt, forandringsfacilitator med speciale i de 10 procent bedst begavede og særligt sensitive. Se mere på www.særligtsensitiv.nu og www.belastendebegavet.dk

Læs mere

Spot dine sensitive medarbejdere

Derfor er sensitive ledere dygtige

Blot dine svagheder

Find alle artikler om lederrollen på Lederweb

Fire genveje til et bedre humør

 

Når det kniber med humøret, er det svært at holde gejsten oppe og være effektiv på arbejde. Hvad stiller man så op?

Her er fire gode råd fra Harvard Business Review

 

1. Få styr på vejrtrækningen

Ved hjælp af vejrtrækningen kan man nå en fysiologisk tilstand, der kaldes kohærens. Den giver en klar hjerne, man bliver bedre til at koncentrere sig, følelsesmæssigt bliver man mere stabil, og man bliver bedre til at træffe beslutninger. I den tilstand arbejder den sympatiske (øger hastighed) og den parasympatiske (mindsker hastighed) del af det autonome nervesystem i vekselvirkning. Når det sker, følger ens hjerterytme samme mønster – hjerterytmen stiger og falder. En langsommere, dybere vejrtrækning i et konstant tempo kan være med til at frembringe kohærens. Årsagen er, at hjerterytmen øges, når vi trækker luft ind, mens den mindskes, når vi puster luft ud. På den måde hjælpes nervesystemet til at opnå denne balance.

2. Skab en positiv følelse

Når man har fået styr på sin vejrtrækning, skal man begynde at fokusere på en person, et sted eller en ting, som man virkelig sætter pris på og/eller er taknemmelig for. Det er vigtigt, at de genskaber de faktiske følelser, de vækker hos en, så man genoplever dem. Man kan overveje at ty til noget, der er synligt og håndgribeligt (f.eks. fotos, tegninger, særlige genstande eller breve), og eksterne stimuli såsom naturen og musik for at forstærke følelsen. Hensigten er at sætte gang i udløsningen af neurokemiske stoffer som dopamin og serotonin og hormoner som oxytocin. I fællesskab kan de sætte vort humør en tak i vejret og give os et mere positivt syn på tingene, ligesom de kan medvirke til, at vi holder os skarpe, nysgerrige og virksomme.

3. Nytænk måden at tænke på

Man skal stille sig selv et eller flere spørgsmål for at lodde den måde, man tænker på i øjeblikket, og for at finde ud af, om det i den aktuelle situation kunne være gavnligt at tænke på en anden måde. Her er et par forslag til spørgsmål: Hvad kan man ellers stille op? Hvilke muligheder ligger der i denne situation? Hvad betyder mest lige nu?

4. På med vanten igen

Når vejrtrækningen er på plads, når humøret har fået en tak opad, og når man er begyndt at tænke på en anden måde, skal man give sig i kast med opgaverne igen – men nu med en ny holdning og måske en anden måde at gribe tingene an på.