I de seneste år er lederens evne til at kommunikere i stigende grad blevet italesat som den udslagsgivende faktor for, om en virksomhed lykkedes eller ej. Kommunikation er på kort tid blevet et omdrejningspunkt i landets organisationer, og i en ny undersøgelse af ledelseskommunikation lavet blandt 1.769 af Ledernes medlemmer, svarer tre ud af fire, at evnen til at kommunikere er deres vigtigste ledelseskompetence.
Ifølge Helle Bruun Madsen, der er ledelsesrådgiver hos Lederne, er der hos landets chefer en stigende erkendelse af, at ledelse og kommunikation netop er hinandens forudsætninger:
”God kommunikation er dét, der får medarbejderne til at engagere sig og præstere sammen med lederen. Derfor er god kommunikation afgørende for virksomhedens udvikling,” siger hun.
Flere undersøgelser lavet på Aarhus Universitet af professor Tor Eriksson viser da også, at vellykket kommunikation har en direkte positiv indvirkning på virksomhedens økonomiske præstation og omfanget af medarbejdernes fravær. To ud af tre ledere i Ledernes undersøgelse svarer ligeledes, at virksomheden kunne skabe bedre resultater, hvis der blev brugt mere tid på intern kommunikation. Det er nemlig dyrt, hvis kommunikationen ikke fungerer optimalt, forklarer Helle Bruun Madsen:
”Man når ikke sine mål, man tjener for lidt, og medarbejderne har flere sygedage. Der kan ske det, at medarbejderne går rundt og bruger tid på ting, som giver mening for dem selv, frem for at forfølge fælles mål. Hvis man vil have en strømlinet og produktiv forretning, skal man derfor fokusere på oplysning og inddragelse af medarbejderne.”
Information eller kommunikation?
Men hvor de danske virksomheder og ledere er fremragende til at oplyse og informere, er det straks sværere, når det kommer til inddragelse og dialog – hvilket netop er kommunikation. Det mener Annette Franck, journalist og stifter af firmaet Corporate Voice, der rådgiver og uddanner i forbindelse med ledelseskommunikation.
”Udfordringen ligger i, at vi ikke skelner nok mellem information og kommunikation. I dag kalder vi alt kommunikation, selv om det meste reelt er information. At informere er at overdrage viden og oplysninger uden diskussion. At kommunikere er en gensidig udveksling af viden og synspunkter gennem debat,” siger hun og fortsætter:
”At informere gør, at man skaber fælles grundlag på baggrund af kendt viden og faste beslutninger, hvor kommunikation gør, at man i fællesskab opnår en ordentlig brug af den viden og skaber ny. De to ting har vidt forskellige funktioner i forbindelse med ledelse, og derfor skal ledere være opmærksomme på, hvornår de bruger hvad.”
Hvis der foreligger centrale beslutninger, der ikke er til diskussion, skal man ifølge Annette Franck informere. Men hvis formålet er at udvikle noget og konsultere sin organisation, skal man kommunikere – for her handler det om at skabe dialog og udveksle viden. Problemet i danske virksomheder er, at informationsdelen har taget overhånd – også i tilfælde, hvor man skal kommunikere for at få et resultat, mener Annette Franck:
”I de senere år er der skruet kraftigt op for formidlingen af ledelsens budskaber gennem intranet og interne kampagner. Jeg tror, at vi informerer mere og mere, fordi vi søger resultaterne af kommunikation. Kommunikation skaber udvikling og sammenhængskraft, hvorimod information blot skaber fælles vidensgrundlag. Den forskel ser mange ledere og virksomheder ikke, og derfor tyr de til mere information, når den første ikke virkede. I stedet bør man i højere grad lade den enkelte leder kommunikere med medarbejderne og på den måde opnå resultater.”
Enhver kan lære at kommunikere
Forskningsresultaterne fra den ene af Tor Erikssons undersøgelser lavet i 2007 viser således også, at det er den enkelte leders kommunikation, der skaber økonomisk vækst og tilfredse medarbejdere.
Men når nu meget afhænger af den enkelte leder, hvad kan man som chef så gøre for at kommunikere effektivt? Halvdelen af de adspurgte i Ledernes kommunikations-undersøgelse har søgt svaret i efteruddannelse med fokus på intern kommunikation, men knap 40 procent finder stadig deres kommunikationsopgave kompleks.
Ifølge Helle Bruun Madsen handler det i første omgang om at acceptere, at god kommunikation ikke drejer sig om personlige egenskaber eller karisma, men om at ændre fokus:
”Kommunikation opleves som en stor udfordring for mange ledere, men det er noget, man kan lære, hvis man træner det. Det handler blandt andet om at reflektere over, hvad det er, du gør i bestemte situationer, og se på, hvordan det virker. Bed eksempelvis om feedback fra dine medarbejdere, og bliv klogere på, hvordan din kommunikation modtages.”
Find målet med kontakten
I enhver kommunikationssituation gælder det derudover om at have formålet med formidlingen for øje, pointerer Helle Bruun Madsen. Hvis ikke hensigten er klar, risikerer man at overinformere eller at kommunikere fejlagtigt.
”Det kan have den effekt, at modtageren ignorerer eller misforstår budskabet – eller at der opstår modstand. Det kan netop skyldes, at man lægger op til dialog med medarbejderne, men alligevel præsenterer noget som en beslutning. Derfor kan det være en god idé at lave en kommunikationsplan, der bestemmer, hvad der skal kommunikeres og informeres om – især hvis der er tale om gennemgribende forandringer i en periode,” siger hun.
Ledernes ledelsesrådgiver anbefaler, at når noget har afgørende betydning for den enkelte medarbejder, og når der er brug for respons og dialog, så skal man kommunikere – hvilket bør foregå ansigt til ansigt. Når der skal informeres, kan man derimod med fordel bruge intranet, nyhedsbreve og mails. Men det er to ting, som skal foregå sideløbende, understreger hun:
”Der er brug for begge dele i en organisation, men det afhænger af situationen, hvornår man skal hvad.”
Lederen som journalist
Men hvad gør den enkelte leder så i den konkrete kommunikationssituation? Efter 15 års erfaring med personaleledelse har Annette Franck fundet ud af, at ledere med fordel kan trække på journalistens værktøjer for at kommunikere effektivt.
”En leder skal skabe sammenhængskraft og ny viden, og det er det samme, en journalist gør. Første skridt til virkningsfuld kommunikation er netop at udvælge de informationer, der er særligt relevante for gruppen af medarbejdere, man har ansvaret for. Lederen skal altså redigere i informationsstrømmen, og derefter skal vedkommende vinkle stoffet i forhold til de opgaver og kompetencer, afdelingen har,” siger hun og fortsætter:
”Derefter skal lederen få medarbejderne til at afdække deres viden, få deres synspunkter frem i samspil med andre – ligesom journalisten gør med kilder i en artikel. Som leder skal man her stille de spørgsmål, som bringer medarbejdernes kompetencer i spil, og man skal researche sig frem til, hvem der ved hvad. Derfra skal lederen kunne opsummere for at bære beslutningstagningen frem mod det overordnede mål, man har sat for et møde eller for afdelingens arbejde.”
Ledere kan ligeledes have gavn af at følge journalistens princip om at fortælle, hvad man ved, når man ved det, forklarer Annette Franck:
”Man skal have en større risikovillighed og løbende kommunikere med medarbejderne om forestående beslutninger, i stedet for at vente på at beslutningerne er truffet og blevet pakket flot ind af kommunikationsafdelingen. På den måde vil man opleve mindre modstand og større udbytte. Det handler om at acceptere, at lederens rolle i dag ikke er at vide alt og vide bedst – lederens rolle er at redigere og facilitere, så medarbejdernes kompetencer udnyttes, og virksomheden når målet. Dét er det, kommunikation handler om – at samarbejde om at nå målet.”
Gør en stor positiv forskel 